Documente de la Furnizori

Modulul este destinat introducerii documentelor de intrare de la furnizori
In fereastra principala (grila) sunt aratate documentele emise catre clienti pentru intervalul stabilit in zona de filtre

Semnificatia functiilor suplimentare :

Editare document

Semnificatia campurilor din fereastra editare document:

TVA document

Documentul este purtator sau nu de TVA in functie de caracterizarea TVA a documentului , de calitatea platitor/neplatitor TVA a SC (vezi "platitor TVA" de la Configurare /Societate /TVA)
Caracterizarea TVA a furnizorului, determina doar optiunea Ctg.TVA din ferestra documentului la momentul alegerii/schimbarii furnizorului, dar aceasta optiune poate fi apoi schimbata manual.
Verificati pe butonul "Info", pagina TVA , daca este vre-o conditie care determina necalcularea TVA

Listele NIR

Articolele ale caror categorie articol are selectata optiunea: Genereaza NIR sau Genereaza NIR+Bon consum vor genera documentul NIR si vor fi primi un numar NIR in mod manual sau automat
Numarul de Nir este completat automat in timpul editarii documentului (crescator si unic pe gestiune si pe an) dar lasat editabil daca optiunea Configurare / Furnizori / NIR este numerotat automat nu este selectata, sau daca optiunea este selectata , nu mai este editabil si este completata automat in momentul salvarii
Sunt prevazute 3 formate de liste NIR : unul pentru articole receptionate in gestiuni de tip depozit si pentru articole nestocabile, unul pentru articole receptionate in gestiuni de tip amanunt, si unul pentru articolele avind caracteristica NIRa categoriei de articol pusa pe genereaza NIR+Bon consum si care sunt receptioante in gestiuni de tip depozit
Numele gestionarului ce apare pe NIR , este numele trecut in cimpul gesionar al gestiunii fiecarui articol
Numele membrilor comisiei de receptie poate proveni fie din denumirile completate in nomenclatorul de gestiuni , fie din Configurare , sectiunea SC date generale, nu completati ambele !

Discounturi si reduceri

Reducerile acordate pe aceeasi factura (reducerile comerciale) pot fi incluse in pret, caz in care valorile articolelor receptionate vor fi afectate de valoarea reducerii .
NIRul si NC se vor intocmi la valorile continand reducerea. Pentru acest tip de reducere se alege in cimpul Reducere valoarea Inclus in pret Reducerea se poate acorda global(pe toata factura) procentual sau individual pe fiecare articol in parte procentual sau valoric (campurile reducere din pagina Modifica)

Reduceri comerciale (acordate ulterior conform clauzelor contractuale) . Pentru acest tip de reducere se alege in cimpul Reducere valoarea Reducere comerciala. NC recomandata 401-609 cu valoare pozitiva si 4426-401 cu valoare negativa. Atentie, 609 este cont de Pasiv si 709 este cont de Activ

Reduceri financiare (acordate cu scop nefinanciar). Pentru acest tip de reducere se alege in cimpul Reducere valoarea Reducere fianciara. NC recomandata este : 401-767 cu valoare pozitiva si 4426-401 cu valoare negative

Pentru NC va trebuie sa avem pregatite doua categorii de articol pe care sa le asociem cu contarile pomenite mai sus

Cele 2 reduceri neincluse in pret se pot acorda procentual global pe tot documentul daca tastam % in campul reducere din partea stanga jos a ferestrei sau valoric prin adaugarea cate unui articol si tastarea valorilor dorite
Pentru a putea folosi reducerea procentuala globala trebuie sa avem create in nomenclatorul de articole doua articole dedicate cate unul pentru fiecare tip de reducere financiara si comerciala care va avea optiunea Este reducere selectata cu valoarea financiara respectiv comerciala si categoria contabila special creata funtie de tipul reducerii
Pentru reducerile acordate valoric deci manual va trebui sa avem alte doua articole cu optiunea Este reducere = Nu si cu avand categoria articol una din cele doua folosite si la reducerea procentuala

Atentie ! Incepand cu ianuarie 2016 , OMF 1802 precizeaza :
76._
(1)Reducerile comerciale acordate de furnizor si înscrise pe factura de achizitie ajusteaza în sensul reducerii costul de achizitie al bunurilor. Atunci când achizitia de produse si primirea reducerii comerciale sunt tratate împreuna, reducerile comerciale primite ulterior facturarii ajusteaza, de asemenea, costul de achizitie al bunurilor.
(2)Reducerile comerciale primite ulterior facturarii corecteaza costul stocurilor la care se refera, daca acestea mai sunt în gestiune. Daca stocurile pentru care au fost primite reducerile ulterioare nu mai sunt în gestiune, acestea se evidentiaza distinct în contabilitate (contul 609 "Reduceri comerciale primite"), pe seama conturilor de terti.
(3)Atunci când vânzarea de produse si acordarea reducerii comerciale sunt tratate împreuna, reducerile comerciale acordate ulterior facturarii ajusteaza veniturile din vânzare.
(4)Reducerile comerciale acordate ulterior facturarii, indiferent de perioada la care se refera, se evidentiaza distinct în contabilitate (contul 709 "Reduceri comerciale acordate"), pe seama conturilor de terti.
(5)Reducerile comerciale legate de prestarile de servicii, primite ulterior facturarii, respectiv acordate ulterior facturarii, indiferent de perioada la care se refera, se evidentiaza distinct în contabilitate (contul 609 "Reduceri comerciale primite", respectiv contul 709 "Reduceri comerciale acordate"), pe seama conturilor de terti.
(6)În cazul în care reducerile comerciale reprezinta evenimente ulterioare datei bilantului care conduc la ajustarea situatiilor financiare anuale, acestea se înregistreaza la data bilantului în contul 408 "Furnizori - facturi nesosite", respectiv contul 418 "Clienti - facturi de întocmit", si se reflecta în situatiile financiare ale exercitiului pentru care se face raportarea, pe baza documentelor justificative. Reducerile care urmeaza a fi primite, înregistrate la data bilantului în contul 408 "Furnizori - facturi nesosite", corecteaza costul stocurilor la care se refera, daca acestea mai sunt în gestiune.
(7)Reducerile comerciale pot fi, de exemplu:
a)rabaturile - se primesc pentru defecte de calitate si se practica asupra pretului de vânzare;
b)remizele - se primesc în cazul vânzarilor superioare volumului convenit sau daca cumparatorul are un statut preferential; si
c)risturnele - sunt reduceri de pret calculate asupra ansamblului tranzactiilor efectuate cu acelasi tert, în decursul unei perioade determinate.
77._
(1)Reducerile financiare sunt sub forma de sconturi de decontare acordate pentru achitarea datoriilor înainte de termenul normal de exigibilitate.
(2)Reducerile financiare primite de la furnizor reprezinta venituri ale perioadei indiferent de perioada la care se refera (contul 767 "Venituri din sconturi obtinute"). La furnizor, aceste reduceri acordate reprezinta cheltuieli ale perioadei, indiferent de perioada la care se refera (contul 667 "Cheltuieli privind sconturile acordate").

Avansuri

Este aratata in continuare una din metodele de tratare a avansului primit de la furnizor ,anume cand se emite factura de avans la o data cu plata avansului

Daca nu se emite factura de avans , putem proceda astfel (fara modul de compensare) :

Pentru NC a avansului pe factura trebuie sa avem o contare dedicata 409-401 asa cum se arata in figura ,iar categoria articolului nu trebuie sa aiba conturile completate

A sa vedea si Avansuri

Accize

Acciza este preluata din nomenclatorul de articole in momentul selectiei , ca procent sau ca valoare dupa cum este prevazut acolo
Valoarea calculata in aceasta fereastra este in lei prin aplicarea procentului accizei la valoarea articolului inclusiv transport , taxa si comision vamal
Procentul sau valoarea acestei taxe pot fi corectate manual indiferent de cum este prevazut in nomenclator
NC pentru valoarea accizelor este data de articolul "accize" din grila de contari

Repartizarea transportului, taxei si comisionului in vama

In cazul documentelor de la terti nonUE, putem repartiza in pret transportul in valuta si lei, taxa vamala si comisionul vamal
Aceste valori pot fi introduse manula pentru fiecare articol in parte sau pot fi repartizate pe grupe de articole
Pentru a face repartizarea procedam astfel:
- mergem in pagina Repartizare si bifam articolele pe care vrem sa facem prima repartizare
- completam sumele ce trebuiesc repartizate in campurrile: Tranport vlt., Transport lei, Taxe vamale lei si Comision vamal lei
- alegem modalitatea de repartizarea : proportional cu cantitatile sau cu valorile in valuta
- apasam butonul Repartizeaza
Pentru repartizarea sumelor pe alta grupa reluam setul de operatii
Repartizarea se face bineinteles dupa introducerea tuturor articolelor
Transportul poate fi repartizat si in pretul fara TVA daca dorim si modificarea valorii totale a documentului. Pentru aceasta trebuie sa selectam Include transportul in val.facturii

Nedeductibilitate partiala si totala

Nota contabila pentru deductibilitate limitata se face sau nu se faca in functie de configurarea: Contabilitate / NC pentru deductibilitatea 50%
Pentru articolele care au valoarea "deductibil 50%" pentru caracteristica "deductibil" se aplica prevederile HG nr.670 din 04/07/2012
Pentru nota contabila nu trebuie modificat nimic in "contari" , schema de tratament a nedeductibilitatii este fixata in program si nu poate fi schimbata
Concret ,pentru o factura in valoare de 100+24 lei , vom avea urmatoarea NC:

daca factura este cu TVA la incasare:

Metoda 2

Anularea unei facturi

Se poate realiza prin selectarea bifei din zona antetului documentului
Un document anulat nu poate fi validat

Stornarea unui document

Se procedeaza astfel :

• aflindu-ne in luna in care vrem sa creeam documentul de stornare, se defiltreaza luna in care se afla documentul ce trebuie stornat , se pozitioneaza pe el
• se actioneaza butonului "Stornare" , se va genera copia documentul de stornat ca un document nou avind data in luna de lucru si cantitatile negative;
• se completeaza cimpurile necesare in documentul nou creeat si se salveaza

Returul la furnizor

Pentru operarea retururilor la furnizor se procedeaza in acelasi fel ca pentru o factura de livrare , dar cantitatea trebuie sa fie negativa. Nu sunt acceptate preturi negative
Se pot inregistra in acelasi document si vanzari si retururi .
Returul din gestiuni depozit : pretul fara TVA este editabil si va fi pretul de iesire din gestiune .
Returul din gestiuni amanunt : pretulAmanunt este editabil si va fi pretul de iesire din gestiune .
Pentru validarea articolelor returnate trebuie sa existe stoc suficient in gestiunea din care se face returul exact la acelasi pret cu pretul de retur (pretul fara tva daca returul se face din depozit sau pret cu amanuntul daca returul se face din acest gen de gestiune)
Returul din stoc se poate face si pe baza selectarii documentului de livrare (intrare) cu ajutorul butonului Selectare stoc returnat. Documentele de livrare trebuie sa fie validate pentru a apare in aceasta facilitate
Se claculeaza si stoc (livrat-returnat) pe articol si document vizibil in coloana Stoc. Stocul se calculeaza numai pe baza documentlor validate

In cazul returilor de marfuri din gestiuni de tip magazin in care se foloseste casa de marcat, procedura legala este urmatoarea :
HG.479/2003, ART. 37
(1) În cazul returului de marfa utilizatorul întocmeste un dosar care va cuprinde:
a) nota de receptie si constatare de diferente cod 14-3-1A, întocmita în baza bonului fiscal emis anterior pentru marfa respectiva;
b) dispozitia de plata-încasare catre casierie cod 14-4-4;
c) factura sau factura fiscala în rosu, dupa caz.

Verificarea , renumerotarea si listarea multipla a NIRurilor

Putem verifica, renumerota si lista numerotarea NIRurilor in afara documentelor prin functiile puse la dispozitie in aceasta pagina. Acest lucru este necesar atunci cand se fac stergeri ale documentelor sau operarii necronologice
Documentul NIR este generat in aceasta aplicatie de orice articol (stocabil sau nu) al unei tranzactii care produce o intrare si a carui categorie are selectata optiunea de Generare NIR
In aceasta aplicatie NIRul are aceeasi data cu a documentului din care provine iar cantitatea articolelor este egala cu cea a documentului generator
Regulile de numerotare automata sunt :
- fiecare gestiune este numerotata distinct, si incepe cu numarul 1 de la 1 ianuarie a fiecarui an.
- numerotarea se face document cu document in ordinea introducerii , indiferent de tranzactie

Functia verifica:
- continuitatea numerotarii documentelor privite cronologic pe toate gestiunile
- sa nu existe numere diferite in acelasi document pentru o gestiune
- sa nu exista acelasi numar pe aceeasi gestiune dar pe documente diferite

Functia Numeroteaza, repune numerele de NIR conform regulilor aratate in documentele aflate in intervalul filtrat .
Numerotarea documentelor se va face incepind cu numarul imediat urmator celui ce este trecut in grila "nr.NIR de inceput"
Numerele de nir pot fi puse manual pe 0 (daca se numeroteaza de la inceputul anului ) , pot fi puse manual cu numerele dorite, sau se poate folosi butonul care aduce numerele de nir corect pornind de la numerele documentelor existente, anterioare intervalului dat
Documentele ce se numeroteaza nu trebuie sa fie validate si nu trebuie sa se afle in luni validate(blocate)

Listarea multipla a NIRurilor

Situatia platilor

Situatia platilor pentru fiecare factura poate fi urmarita in pagina Plati / Documente
Un rand reperezinta un cont de furnizor al unui document (un document poate avea mai multe conturi de furnizor)
In partea de jos se pot vedea detaliile platilor pentru o factura

Actualizarea preturilor in lista de pret

Generarea Notei Contabile ,Contari

Pentru generarea notelor contabile, avem la dispozitie urmatoarele Categorii de contari care vor determina din ce camp al fiecarui articol se va prelua valoarea in NC:

O schema posibila si foarte generala de contari este urmatoarea:

Facturi primite prin E-factura

Facturile din Sistemul de facturare electonica E-Factura se pot importa in Wmicro5 ca facturi fiscale Trebuiesc parcurse trei etape: preluarea din portalul ANAF, echivalarea si salvarea ca facturi fiscale.
Prima etapa preluarea facturilor in portal in Wmicro5 se poate face prin doua metode:
- 1) metoda manuala prin care se obtine mai intai fisierul XML din portal pe care-l incarcam in Wmicro5(un fisier=o factura)Folosim aceasta metoda daca nu avem semnatura electronica si vom apela cel mai probabil la firma de contabilitate.  Pentru a folosi aceasta metoda alegem "metoda de acces SPV"="Manual"
- 2) sau metoda cu descarcare directa din SPV.  Trebuie sa avem semnatura electronica introdusa in portul USB si permisiuni pentru aceasta SC.Pentru a folosi aceasta metoda la "metoda de acces SPV" alegem orice metoda care functioneaza pe calculatorul nostru in afara de "Manual"
Atentie la bifa "depunere de Test'. Daca este selectata in grila vom vedea doar facturile emise de furnizor ca facturi de Test

In Operatii cu tertii / Furnizori / pagina E-factura vom regasi facturile importate prin oricare din cele 2 metode
Cum se procedeaza:
- pentru varianta 1) manuala, se incarca cate o factura din fiserle XML descarcate manual din SPV
    - se merge la Operatii cu tertii / Furnizori / pagina E-factura
    - se selecteaza metoda de acces SPV = Manual si se da click pe butonul XML
    - se cauta/selecteaza fisierul XML continand factura , va fi incarcata si va apare in grila paginii
- pentru varianta 2) cu descrcare din SPV
    - se merge la Operatii cu tertii / Furnizori / pagina E-factura
    - se selecteaza metoda de acces SPV  oricare in afara de Manual si se da click pe butonul XML
    - se da click pe incarca Efacturi din SPV Dupa incheierea operatiei facturile primite vor apare in grila Prin click se verifica facturile primite in ultimele 30 de zile, prin click dreapta pe acelasi buton se verifica ultimele 60 de zile (perioda maxima acceptata de ANAF) Atentie la bifa "depunere de Test" , se vor incarca numai facturile emise de test sau reale

Dupa incarcarea facturilor indiferent de metoda se continua cu echivalarea Furnizorului, Produselor si Categoriei de document. Pentru acest lucru se merge pe factura dorita in grila din pagina E-factura si se da click pe Modifica
    - Echivalarea Ctg.document se face automat pe baza campului Ctg. din documentul importat = Nomenclatoare /Categorii documente /Diverse /Cod e-factura Daca nu s-a echivalat trebuie selectat manual in Echivalare ctg.document
    - Echivalarea Furnizoruluise face automat pe baza CUIului (daca nu exista in nomenclator se incearca adaugarea automata) Daca nu se reuseste acest lucru trebuie selectat manual in Echivalare Furnizor
    - Echivalarea articolelor: Articolele sunt echivalate automat pe baza denumirii importate =Artcicole /Denumire la terti  (Nomenclatoare /Articole /Denumiri la terti /Modifica /Denumire la tert ) Daca nu sunt echivalate automat, trebuiesc selectate manual pentru fiecare rand la Echivalare articol
    - Gestiunile trebuiesc selectate manual pentru fiecare articol in parte Nu se echivaleaza automat

Salvarea documentului ca facturi nevalidate in Furnizori /Documente  se face prin butonul Salveaza Factura fiscala  Documentele salvate ca facturi sunt sterse automat din pagina e-factura

Alte functii:
vezi PDF - se vizualizeaza factura incarcata ca fisier XML in format PDF folosind functia de conversie on line ANAF. Metoda de acces SPV  trebuie sa fie orice in afara de Manual
Raspuns SPV - se arata factura XML si semnatura electronica descarcate din SPV
Log erori - detalierea raspunsurilor portalului ANAF pentru toate interogarile Click dreapta sterge logul
Test webservice/anaf - se testeaza in browser raspunsul portalului ANAF pentru CUIul firmei si semnatura introdusa in PC Daca se obtine lista facturilor depuse/primite avem confirmarea functionarii In cazul neindeplinirii conditiilor impuse de ANAF se va obtine un mesaj de eroare
Arata numai Facturile nesalvate Fiscal - daca este selectata in grila sunt vizibile doar facturile incarcate prin fisier XML sau din portal si care nu au fost salvate ca Facturi Fiscale

Alte detalii despre e-factura aveti aici

Metode pentru reglarea valorii totale a facturii, facilitati de calculul pretului de receptie

In cazul in care din anumite motive (de obicei zecimalele preturilor) nu obtinem aceeasi valoare totala a facturii cu valoarea furnizorului putem face cateva mici artificii
Bineinteles vorbim de cazul in care avem diferente foarte mici
- reglarea valorii TVA
Dupa cum stim valorea TVA facturii trebuie respectata cu precizie, aici e cel mai simplu pentru va valoarea TVA poate fi modificata manual
- reglarea valorii fara TVA Daca avem diferente la valoarea fara TVA atunci trebuie sa reglam unul sau mai multe preturi completand cu zecimale pana obtinem valoarea dorita
1- avem de asemeni facilitatea de a introduce valorea fara TVA a randului din factura si calcularea pe baza acestei valori a pretului fara TVA Pentru acest mod de lucru alegem articolul, introducem cantitatea si apoi valoarea fara TVA din factura in campul Baza TVA
2- in cazul cand introducem un bon este indicat sa introducem cantitatea si apoi pretul cu TVA din bon in campul Pret cu TVA
3- in cazul in care suntem firma neplatitoare de TVA si primim facturi cu TVA trebuie sa adunam TVAul in pret Acest lucru se poate face introducand pretul fara TVA din factura in campul Clc.Pret cu TVA dupa ce am selectata in prealabil Documentul , Furnizorul,Ctg.TVA Ca rezultat , in campul Pret fara TVA se va calcula pretul cumulat cu TVAul
Si in sfarsit daca nu reusim sa obtinem valoarea facturii asa cum am primit-o putem crea un articol Diferenta de pret, nestocabil si fara TVA pentru ca vrem sa reglam numai valoarea fara TVA si il introducem in factura cu cantitate 1 sau -1 si avand ca pret diferenta de valoare dorita. NC pentru acest articol va fi probabil 401 - 7588

Receptia cu ajutorul cititorului de coduri de bare